Jak udělat z onboardingu zážitek. A udržet si zaměstnance

Dne 28. 2. 2018 Byznys Život v IC

Věděli jste, že 4 % nových zaměstnanců opustí práci hned první den? A že prvních 45 dní v nové práci je pro udržení zaměstnance kritických? Odchod nového zaměstnance navíc stojí firmu zhruba trojnásobek mzdy! S koncem výběrka totiž těžká práce teprve začíná. Začne vám totiž jít o spokojeného zaměstnance.

V dnešní době je správný první dojem ze strany zaměstnavatele naprosto klíčový. Jak vyladit onboardingový proces tak, aby se noví zaměstnanci cítili vítaní a byli v obraze? Ráda bych se zamyslela nad vhodnou formou, protože ta se ukazuje být hlavním kamenem úrazu.

Vše začíná ještě před nástupem!

Bez ohledu na to, jestli zaměstnanec nastoupí do práce týden, nebo až měsíc po výběrku, není dobré hrát si na mrtvého brouka a nijak s ním během této doby nekomunikovat. Udělejte pozitivní první dojem vyladěným uvítacím e-mailem, ve kterém budoucímu zaměstnanci pošlete alespoň stručný itinerář toho, co ho první den čeká, kdo se mu bude věnovat, co si má vzít s sebou atd. Je důležité, aby se cítil vítaný. Řekněte mu, jak se na něj těšíte! Pokud máte kreativní tým, pošlete mu videopozvánku! Toto si opravdu bude pamatovat.

Běžte na to od lesa. Nebo spíš od Googlu

První dny v nové práci s sebou nesou obrovské množství nových informací. Vyzkoušela jsem různé formy, jak tyto informace kompletně a srozumitelně předat. Systém e-mailů i papírovou příručku. Každá má svá pro a proti a je vhodné tyto prostředky kombinovat. G Suite například nabízí mnoho nástrojů, které, když se vhodně propojí, vám dovolí “onboardingovat like a boss”.

Klíčovým a výchozím nástrojem pro moderní onboarding jsou Weby Google (Google Sites). Jde o službu, která umožňuje jednoduché vytvoření webu na doméně Google. Lze vytvořit i složitější stránky se systémem podstránek. Google nabízí několik šablon a jejich design lze snadno přizpůsobit.

A k čemu to je?

Určitě si říkáte, že to je další vymoženost, která stojí více práce, než kolik přinese užitku. Je třeba si uvědomit, že první dny v práci a první dojem jsou naprosto klíčové, roli hrají i maličkosti. Říkáte si, že vám zajetý systém funguje? A co ho udělat nejen efektivním, ale i osobním, vřelým a jednoduše si člověka připoutat hned na první dobrou? Navíc, přiznejme si, složitý systém e-mailů je neosobní a v důsledku dá tento styl komunikace daleko více práce.

Webová stránka Google umožňuje na jednom místě propojit většinu formátů G Suite, stejně jako vkládat odkazy z internetu či videa z YouTube. Žádné složité načítání, vše na jedné stránce či podstránce. Pokud vaše firma využívá Google cloud, je toto řešení ideálním doplňkem vašeho interního systému, ať už používáte Trello, Bitrix, či svoje vlastní řešení. Stránku lze publikovat jak na webu veřejně, tak v rámci vaší Google domény (doporučuji), takže jen vy rozhodnete o tom, kdo bude mít k informacím přístup.

Personalista UX designérem? To jako vážně?

Určitě vás hned napadlo, že je to moc práce a že na to nejste experti. Samozřejmě je lepší, pokud se tvorbě stránky věnuje člověk, který zná zásady user experience a ví, „kam co přijde”. Google však postup přizpůsobil tak, že tvorbu základní stránky zvládne každý. Základem je vytvoření stránek a podstránek, případně jejich propojení. Pak už je jen na vás, jak si vyhrajete s obsahem a se vzhledem. Pro lepší zážitek doporučuji zadat tvorbu bannerů grafikovi.

Co na stránku dát?

Je třeba mít na paměti, že na stránku přijde člověk, který má o vaší firmě nějakou představu – obvykle doposud dobrou. Chceme, aby se cítil vítaný, měl veškeré informace a také aby se mu dobrý dojem z pohovoru potvrdil. Není nic horšího, než když nový zaměstnanec odchází první pracovní den rozladěný či zklamaný. Potřebujeme mu sdělit, co a jak, a utvrdit ho v názoru, že si nás vybral správně.

Nesmí tedy chybět stránka o tom, co člověka čeká první den či týden, jaká je struktura firmy, popis jednotlivých oddělení, kdo je kdo, jak funguje stravování – zkrátka vše na jednom místě. Je na vás, kdo se na tvorbě stránky bude podílet, rozhodně by to měla být týmová práce a neměl by se podcenit ani vzhled stránky, ani volba informací, které obsahuje.

Tón komunikace aneb na nováčka musí dýchnout firemní kultura

Je důležité nastavit tón, kterým bude stránka k zaměstnancům promlouvat. Tento tón musí být zachován ve všech textech. Doporučuji zvolit neformálnost – účelem stránky není úkolovat, ale především naladit nováčka na vaši notu. Na obsahu si zde dejte rozhodně záležet! Přidejte fotky z firemních večírků! Zasvěťte nováčka do interních tradic, do žargonu, podělte se o vtipné historky.

Zaujala vás myšlenka povznesení onboardingu na vyšší level pro nové (ale i stávající) zaměstnance? V dalším článku vám řekneme více o tom, jak jsme postupovali my, jaká úskalí nás čekala a podělíme se o další tipy, jak udělat z onboardingu zážitek (který si můžete dovolit).

A pokud se vám nechce čekat, rovnou se nám ozvěte. Rádi vám vyladíme celou onboardingovou prezentaci včetně tónu komunikace a tvorby veškerých textů.

Elena Horáková